Automatyzacja ECIS, fakturowania i KSeF dla producenta z branży meblarskiej — wtyczka Chrome

Klient: producent z branży meblarskiej
Zakres: custom Chrome Extension (Manifest V3), automatyzacja procesów logistyczno-księgowych, integracja z KSeF, generowanie dokumentów celnych w PDF.
Stack: JavaScript (ES2022), Chrome Extensions API (MV3, Side Panel, Service Worker, Scripting), SheetJS, pdf-lib, File System Access API.

Problem biznesowy

Codzienna obsługa wysyłek do centrów dystrybucyjnych wymagała od działu logistyki ręcznego wypełniania dwóch formularzy ECIS dla każdej pojedynczej wysyłki. Przepisywania tych samych dat, godzin, numerów plomb i loading unitów po kilkadziesiąt razy dziennie. Równolegle księgowość prowadziła rejestr faktur w Excelu, a spedycja generowała ręcznie pakiety PDF dla agencji celnych dla tras specjalnych (CH, GB, NO, TR i innych). Po wdrożeniu KSeF (Krajowy System e-Faktur) doszedł trzeci, równie żmudny krok: wpisanie zwrotnego numeru KSeF do każdej faktury w ECIS.

Cały proces zajmował kilka godzin dziennie i był obarczony błędami — pomyłka w numerze faktury lub dacie oznaczała korekty w księgowości i opóźnienia w odprawach celnych.

Rozwiązanie

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowane rozszerzenie do przeglądarki Chrome, które integruje się z portalem ECIS i zamienia kilkugodzinną pracę ręczną w jednoklikową automatyzację. Aplikacja działa w trybie Side Panel (natywne Chrome) i prowadzi użytkownika przez intuicyjny 5-krokowy kreator.

Najważniejsze funkcje

• Automatyzacja dwufazowa Dispatch + Invoice — jeden przebieg obsługuje obie zakładki ECIS dla wybranych wierszy, z poprawnym wypełnianiem danych.
• Auto-save z watchdogiem — automatyczne klikanie Save, przechwytywanie alertów walidacyjnych.
• Inteligentny rejestr faktur (xlsx) — wczytywanie pliku Excel przez File System Access API, walidacja slotów przed startem, zapis ID i daty w trakcie przetwarzania.
• Moduł przygotowania faktur dla agencji celnych — pobieranie raportów z, automatyczne scalanie PDF (pdf-lib), dodawanie oświadczenia eksportera, redakcja danych pojazdu i plomby dla tras celnych, pakowanie do struktury ZIP zgodnej z wymaganiami trzech centrów dystrybucyjnych.
• Integracja z KSeF — wczytywanie pliku zwrotnego z numerami KSeF, automatyczne dopasowanie do wierszy w systemie, wpisywanie i wysyłka faktur.
• Tryb hybrydowy auto/manual z Pauzą, Wznów i obsługą Następny między fazami Dispatch i Invoice.

Rozwiązania techniczne warte uwagi

• Chrome Extensions MV3 z architekturą Service Worker + Side Panel + dual Content Scripts.
• MAIN-world script injection do przechwytywania window.alert w popupach – eleganckie obejście CSP bez modyfikacji strony klienta.
• File System Access API z write-back permissions — rzadko spotykane w rozszerzeniach, eliminuje typowy ból „pobierz plik i wgraj ręcznie z powrotem”.
• pdf-lib do programowego scalania PDF, dodawania oświadczeń i białych nakładek na wrażliwe pola — wszystko w przeglądarce, offline.
• SheetJS bundled lokalnie (~929 KB) zgodnie z restrykcjami CSP Manifest V3.
• iOS-style UI — push/pop view stack, animacje 340 ms, własne toggle’e i steppery, zero zewnętrznych frameworków UI.

Efekty wdrożenia

• Skrócenie czasu obsługi wysyłek o ok. 70–85% — proces, który zajmował 2–3 godziny dziennie, wykonuje się teraz w kilkanaście minut przy pełnym auto-save.
• Eliminacja błędów numeracji faktur i niespójności w rejestrze Excel dzięki pre-walidacji i deterministycznemu generowaniu numerów.
• Spójność dokumentacji celnej — wszystkie wymagane elementy dodawane automatycznie zgodnie z regulacjami trasy.
• Zgodność z KSeF od dnia obowiązywania — operator nie musi przepisywać numerów ręcznie z xlsx do ECIS.
• Praca w tle — pracownik logistyki nie jest „przykuty” do okna ECIS na czas przetwarzania paczki wysyłek.